Verlaag je digitale footprint

Sommige scholen gebruiken SharePoint en Teams al heel intensief. Sinds de uitbraak van COVID-19 zijn we nog meer online beginnen werken. Maar wat met documenten die we nooit verwijderen?

De opslag van ongebruikte documenten heeft een zware ecologische impact. Daarnaast vormen ze een beveiligingsrisico omdat niemand het werkt als de beveiliging niet meer goed zit. Ook met het oog op het trainen van AI modellen binnen je eigen schoolomgeving wil je alleen de recente en actuele informatie bewaren. Heb je ook al gedacht aan de Privacy wetgeving (GDPR) die bepaalt dat documenten maar een beperkte tijd bewaard mogen worden.

Om de klimaatdoelen te behalen kondigde Microsoft aan dat het de opslag van klanten makkelijker in beeld zal brengen en de ongebruikte opslag zal reduceren. Deze veranderingen hebben minimale gevolgen voor scholen die gebruik maken van de gratis en/of betalende abonnementen van Office 365 en Microsoft 365. 

Digitale footprint / empreinte digitale

3 goede redenen voor een opslagruimte op maat van Belgische scholen

1. Het risico op datalekken verlagen

Microsoft wil de veiligheid en privacy van de school- en studentengegevens verbeteren. Door ongebruikte en dus ongecontroleerde dataopslag te verwijderen zijn er minder risico’s op datalekken en onrechtmatig bewaarde documenten. 

2. De ecologische voetafdruk van dataopslag verkleinen

Het opslagen van data vergt enorm veel energie. Opgeslagen bestanden die niet meer in gebruik zijn, hebben dan ook een impact op de CO2-uitstoot van organisaties en scholen (die eigenlijk gemakkelijk vermeden kan worden). Zo blijkt meer dan de helft van alle gegevens die door organisaties worden opgeslagen, geen nuttig doel dienen, ofwel simpelweg vergeten worden. De opslag van deze “donkere” gegevens neemt ruimte in beslag op servers en leidt tot een verhoogd elektriciteitsverbruik. In 2020 alleen al genereerde ruimteopslag 4% van de wereldwijde broeikasgasemissies. 

3. Investeren in nieuwe, digitale ontwikkelingen voor het onderwijs

Microsoft wil hun middelen beter en slimmer spenderen binnen de onderwijswereld voor de ontwikkeling van nieuwe toepassingen. Vandaag gebruiken slechts 0,04% van de scholen de volledig toegewezen opslagruimte en wordt er dus meer ruimte voorzien dan er werkelijk gebruikt wordt. Microsoft voorziet wel deze opslag en investeert hier geld in om deze opslag te beschermen. Door dit budget vrij te maken hoopt Microsoft het onderwijs nog verder te kunnen ondersteunen door ontwikkelingen zoals Copilot en beveiligingstoepassingen. 

Zo ga je slimmer om met je opslagruimte

Een eerste stap is bekijken hoeveel opslag de school reeds gebruikt. Bereken op deze pagina ook hoeveel opslage je na de wijziging zal hebben en maak een inschatting of je bijkomende opslagruimte moet aankopen.

 
Daarnaast is het nuttig om de opslag van gebruikers te beperken. Vroeger werd deze al snel op 5 Terrabyte per gebruiker gezet op OneDrive omdat deze niet meetelde bij het verbruik van de SharePoint server. Vanaf nu wel. Maar ook een bewaarbeleid kan helpen om documenten efficiënter op te slaan en een groepsbeleid helpt om ongebruikte Teams groepen te verwijderen en zo ook ruimte vrij te maken.
 

Als je vragen hebt over de opslagveranderingen of hulp nodig hebt bij het beheren van je opslag, kun je contact opnemen met ons.

 

Webinar "Beperk je digitale voetafdruk"

EDU-TECH BV organiseert een webinar op donderdag 11 januari 2024 om 9:00 uur.

Deze webinar bespreekt de bovenvermelde maatregelen die je kan toepassen in een interactieve Teams vergadering.

Inschrijven kan op volgende website

Ongebruikte opslagruimte verminderen.

Microsoft heeft het gebruik van opslagruimte in het onderwijs in kaart gebracht en zal de overdaad aan opslag wegwerken. 

Vanaf 1 augustus 2024 krijgen alle schooltenants 100TB aan gratis gedeelde opslag voor OneDrive, SharePoint en Exchange. Daarnaast krijgen betaalde gebruikers van A3 en A5 abonnementen 50GB of 100GB extra opslag per gebruiker. De totale gedeelde opslaglimiet is het maximum aan opslag dat alle gebruikers samen kunnen gebruiken.

Vanaf 1 februari 2024 worden gebruikers van Office 365 A1 (gratis abonnement) beperkt tot een maximum van 100GB voor OneDrive opslag, binnen de 100TB van de schooltenant.

Scholen hebben de mogelijkheid om extra opslag te kopen op basis van hun behoeften, specifiek voor OneDrive, SharePoint, Teams en Exchange. Voor SharePoint omvat de opslag alle sites. Ook de OneDrive opslag van gebruikers telt mee. Voor Exchange omvat het mailboxen van gebruikers, gedeelde mailboxen en groepen.

Gearchiveerde en openbare mailboxen worden niet meegenomen in de opslaglimiet.

Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat meer dan 99,6% van het hele onderwijs in België (inclusief Onderzoeksinstituten en hoger onderwijs) voldoende opslagruimte heeft met deze nieuwe quota.

M365 Opslag tool
Bereken hoeveel opslag je zal krijgen na 1/08/2024 binnen Microsoft 365
$28
$28
$28
Please choose an option☝️ ! The price must be at least 0 Please interact with any of the choices availabe above