Réduis ton empreinte digitale
Certaines écoles utilisent déjà SharePoint et Teams de manière très intensive. Depuis l’épidémie de COVID-19, nous avons commencé à travailler encore plus en ligne. Mais qu’en est-il des documents que nous ne supprimons jamais ?
Le stockage de documents inutilisés a un lourd impact écologique. De plus, ils représentent un risque pour la sécurité car personne ne le travaille si la sécurité n’est pas au rendez-vous. De plus, dans l’optique d’entraîner des modèles d’IA dans ton propre environnement scolaire, tu ne veux conserver que les informations récentes et actualisées. Par ailleurs, as-tu pensé à la loi sur la protection de la vie privée (GDPR) qui stipule que les documents ne peuvent être conservés que pour une durée limitée.
Pour atteindre les objectifs climatiques, Microsoft a annoncé qu’il allait faciliter la visualisation du stockage des clients et réduire le stockage inutilisé. Ces changements ont un impact minime sur les écoles qui utilisent les abonnements gratuits et/ou payants d’Office 365 et de Microsoft 365.
3 bonnes raisons d'opter pour un stockage sur mesure pour les écoles belges
1. Réduire le risque de violation des données
Microsoft souhaite améliorer la sécurité et la confidentialité des données des écoles et des élèves. En supprimant le stockage de données inutilisées et donc incontrôlées, il y a moins de risques de violations de données et de documents stockés illégalement.
2. Réduire l’empreinte carbone du stockage des données
Le stockage des données nécessite une énorme quantité d’énergie. Les fichiers stockés qui ne sont plus utilisés ont donc un impact sur les émissions de CO2 des organisations et des écoles (ce qui peut en fait être facilement évité). Ainsi, il s’avère que plus de la moitié des données stockées par les organisations ne servent à rien, ou sont tout simplement oubliées. Le stockage de ces données “sombres” prend de la place sur les serveurs et entraîne une augmentation de la consommation d’électricité. Rien qu’en 2020, le stockage de l’espace a généré 4 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre.
3. Investir dans de nouveaux développements numériques pour l’éducation
Microsoft veut dépenser ses ressources mieux et plus intelligemment dans le monde de l’éducation pour le développement de nouvelles applications. Aujourd’hui, seulement 0,04 % des écoles utilisent la totalité de l’espace de stockage alloué et donc plus d’espace est fourni qu’il n’en est réellement utilisé. Microsoft fournit ce stockage et y investit de l’argent pour le protéger. En débloquant ce budget, Microsoft espère soutenir davantage l’éducation grâce à des développements tels que Copilot et les applications de sécurité.
Voici comment mieux gérer votre espace de stockage
Une première étape consiste à voir quelle quantité de stockage l’école utilise déjà. Sur cette page, calcule également la quantité de stockage dont tu disposeras après le changement et estime si tu dois acheter du stockage supplémentaire.
- Clique ici pour voir ton utilisation actuelle de SharePoint (administrateur)
- Clique ici pour voir le stockage total de OneDrive et afficher les plus grands utilisateurs (administrateur).
- Clique ici pour voir le stockage total d’Exchange et les plus grandes boîtes aux lettres (administrateur).
- Clique ici pour ajuster la limite maximale de stockage de OneDrive pour tous les utilisateurs.
- Modifier la limite de stockage des sites Web dans SharePoint (et Teams).
- Définis une limite maximale de stockage Onedrive par groupe de sécurité.
- Définis une politique de conservation pour supprimer automatiquement les documents, en fonction de leur contenu, après une certaine période.
- Définis une politique pour supprimer automatiquement les groupes et les équipes inactifs.
Si tu as des questions sur les changements de stockage ou si tu as besoin d’aide pour gérer ton stockage, n’hésite pas à nous contacter.
Nous organisons également un webinaire sur ce sujet. Tu peux t’inscrire via ce lien ou via notre aperçu du webinaire.
Webinaire "Réduis ton empreinte digitale"
DU-TECH BV organise un webinaire le jeudi 11 janvier 2024 à 10h30.
Ce webinaire discutera des mesures ci-dessus que tu peux appliquer lors d’une réunion interactive des équipes.
Tu peux t’inscrire sur le site web suivant .
Réduis les espaces de stockage inutilisés.
Microsoft a étudié l’utilisation du stockage dans l’enseignement et éliminera la surcharge de stockage.
À partir du 1er août 2024, tous les locataires d’écoles bénéficieront de 100 To de stockage partagé gratuit pour OneDrive, SharePoint et Exchange. De plus, les utilisateurs payants des abonnements A3 et A5 obtiendront 50 Go ou 100 Go de stockage supplémentaire par utilisateur. La limite totale de stockage partagé est le stockage maximum que tous les utilisateurs peuvent utiliser ensemble.
À partir du 1er février 2024, les utilisateurs d’Office 365 A1 (abonnement gratuit) seront limités à un maximum de 100 Go pour le stockage OneDrive, dans la limite des 100 To du locataire de l’école.
Les écoles ont la possibilité d’acheter du stockage supplémentaire en fonction de leurs besoins, notamment pour OneDrive, SharePoint, Teams et Exchange. Pour SharePoint, le stockage comprend tous les sites. Le stockage OneDrive des utilisateurs est également pris en compte. Pour Exchange, il comprend les boîtes aux lettres des utilisateurs, les boîtes aux lettres partagées et les groupes.
Les boîtes aux lettres archivées et publiques ne sont pas incluses dans la limite de stockage.
Les recherches menées par Microsoft montrent que plus de 99,6 % de l’ensemble de l’enseignement en Belgique (y compris les instituts de recherche et l’enseignement supérieur) dispose d’un espace de stockage suffisant avec ce nouveau quota.